Consultoría

en gestión

Documental

Requerimientos legales en materia de archivística:

 

a)   Programa de Gestión Documental - PGD.

b)   Tablas de Retención Documental - TRD.

c)   Cuadros de Clasificación Documental - CCD.

d)   Tablas de Valoración Documental - TVD.

e)   Reglamento Interno de Archivo - RIA.

 

Esta Resolución ya no es sólo obligatoria para todas las entidades de índole estatal, sino también para todas las Empresas Privadas. Esta norma se articula con otras más ya expedidas en ésta materia, en las cuales se verifica la Gestión Electrónica de Documentos en Colombia, esto en otras palabras es formar expedientes con documentos físicos y electrónicos, para así dar cumplimiento a los mandatos de índole nacional.

<<La resolución 8934 de la SIC exige a las empresas digitalizar todos sus documentos, dando plazo hasta noviembre del 2015.>>

De acuerdo a la Resolución 8934 de 2014 emanada por la Superintendencia de Industria y Comercio y por el Decreto 2609 de 2012, los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos.

 

Os Document S.A.S., elabora para cualquier tipo de Empresa Privada, los siguientes instrumentos archivísticos para el cumplimiento de la norma (Resolución 8934 de 2014 Art.3). El protocolo aplica a documentos (electrónicos o físicos), sometidos previamente a una organización técnica de archivo.

 

La Alta Gerencia, no sólo debe visionar que es necesario adoptar estos mecanismos en su Empresa, no por la obligatoriedad legal y evitar sanciones; sino por los múltiples beneficios que a cualquier Organización le genera la Gestión Documental.

¿Qué es el programa de gestión documental PGD?

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las compañías, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD-TVD)

¿ Qué son Tablas de Retención Documental (TRD)?

Listado de SERIES con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La tabla de retención Documental TRD, se aplica a los archivos de gestión.

¿Qué son las Tablas de Valoración Documental (TVD)?

Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. La tabla de valoración documental TVD, Se aplica a los archivos históricos.

¿Qué son los Cuadros de Clasificación Documental CCD?

Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

¿Qué es Matriz Documental?

Es un híbrido donde se tiene la Tabla de Retención Física, Tabla Electrónica y se adiciona el componente del Sistema de Gestión Documental.

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