Es una tendencia global de optimizar los recursos naturales y reducir de esta manera los costos de su compañía.
¿Qué hacemos?
Por medio de nuestras soluciones en Gestión Documental facilitamos los procesos documentales de su compañía, dando cumplimiento con las recomendaciones de las normas técnicas emitidas por el AGN (Archivo General de la Nación).
OS Document
Es una empresa dedicada la consultoría en Gestión Documental y el desarrollo de aplicativos, con más de 10 años de experiencia en mejorar los procesos documentales y los planes de continuidad y contingencia para la conservación de los activos de información.
¿Cómo lo hacemos?
Elyon Soft Consultoría en Gestión Documental. Digitalización de Documentos. Hardware Scanner. Destrucción certificada confidencial de documentos.
Transformación Digital
Reducir costos, cumplir políticas ambientales y tener información oportuna es lo que ofrece la gestión documental electrónica, una herramienta indispensable para el empresario de hoy en día.
En los últimos dos años las empresas han demostrado un interés creciente, por la gestión documental que había sido entendida únicamente, como la utilización de software y la eliminación de documentos físicos por documentos digitalizados. Hoy la gestión documental es mucho más que automatizar procesos específicos de una compañía. Su objetivo principal es concientizar a todas las empresas de la importancia de controlar su documentación, creando programas cuyo propósito sea la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida desde su origen hasta el destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000), además de la normatividad vigente.
El papel es un importante obstáculo tanto para la eficiencia como para la productividad. Una encuesta a nivel mundial realizada por la empresa de análisis de la industria IDC, muestra que los desafíos de la gestión de documentos representan una pérdida del (21%) de la productividad de las organizaciones. Aunque no hacen falta cifras para convencer a nadie, se ven y se sienten a diario.
El correo electrónico, el software de contabilidad, los Erp, la publicación digital y cientos de otras tecnologías, prometen eliminar el papel y dar paso a una era dorada de la perfección digital. Pero la creación de una oficina libre de papel se nos escapa a muchos de nosotros. ¿Cuál es la mejor manera de avanzar hacia un entorno sin papel sin perder información? ¿Y cómo puede hacerlo de forma rápida?
Beneficios de una oficina libre de papel
✔ Oficinas más limpias.
✔Flujos de trabajo optimizados.
✔ Mejores relaciones con los clientes.
✔ Mayor visibilidad.
✔ Impacto medioambiental positivo.
Eliminación de los procesos con papel en 90 días
✔ OS DOCUMENT, implementa la estrategia ¨CERO PAPEL¨ en 90 días de forma integral, el cual comprende:
✔ El Sistema de Gestión Electrónica ELYON.
✔ El proceso de Digitalización de Documentos.
✔ La Consultoría en Gestión Documental.
Diseñamos la estrategia a su medida
✔ Implementamos su sistema documental así:
✔ Planificación y diseño.
✔ Configuración e implementación.
✔ Pruebas y ajustes.
✔ Transferencia de conocimiento y documentación.
Acceso a los documentos 100% web. Cuando la información se encuentra almacenada en el sistema de gestión electrónica de documentos, los usuarios, pueden acceder simultáneamente a un mismo documento acorde permisos, situación que con documentos físicos es imposible de realizar.
Mejora la atención a los clientes. Los clientes internos y externos, serán los mayores beneficiados ya que al centralizar la información los tiempos de respuesta son inmediatos y permite tener acceso online a la información, la cual es necesaria para la toma de decisiones en situaciones especiales.
Eliminación en costos legales. La mala manipulación de la información de carácter sensible puede ocasionar costos legales elevados, por conceptos de demandas, tutelas o cualquier otro proceso legal. Si la compañía no cuenta con políticas claras de organización de documentos, repositorios, información ordenada y actualizada le será difícil enfrentar algún proceso jurídico, pues no cuenta con los soportes correspondientes.
Contribución al medio ambiente. La implementación del sistema documental electrónico, genera un gran aporte en el tema ambiental, reduciendo la huella de carbono en las tareas diarias, especialmente en las que se manejan papel y material de almacenamiento. Así mismo, se contribuye a optimizar ambientes destinados a la conservación documental, de acuerdo con los estándares de seguridad ambiental que se deben llevar a cabo en las compañías. En resumen, si las empresas están buscando reducir costos, cumplir políticas ambientales y tener información oportuna, la gestión documental electrónica es una alternativa viable, fácil e imprescindible en el mundo de hoy.
Gestione y controle su información
Mejor administración y gestión documental
Somos ELYON
Un portafolio de aplicativos para la gestión, tramite y flujo de sus documentos, se integran para adoptar una cultura digital del documento.
Nuestras Soluciones
Integramos la estrategia ¨CERO PAPEL¨. Es una tendencia global de optimizar los recursos naturales y reducir de esta manera los costos de su compañía.
OS Document
Es una empresa de consultoría en Gestión Documental y el desarrollo de aplicativos, con más de 10 años de experiencia, en mejorar los procesos documentales y los planes de continuidad y contingencia, para la conservación de los activos de información.
Así Lo Hacemos
Nuestros servicios de consultoría y software, para la Administración Electrónica de Documentos, cumple con las recomendaciones de las normas técnicas relacionadas con la gestión documental emitidas por el ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas técnicas y Certificación) y el AGN (Archivo General de la Nación), lo cual facilita los procesos archivísticos físicos y electrónicos de la compañía.
¿Porqué convertir a ELYON, en tu herramienta de Gestión Documental?
ELYON es un Software de Administración Electrónica de Documentos, que le permitirá, unificar todos los procesos de la compañía para tener la trazabilidad de la información para el recibo, generación, elaboración, trámite, conservación, archivo de la documentación y manejo de la información en la organización, bajo el esquema de Administración Electrónica del Documento.
Archiva, gestiona y Controla de forma segura todos los documentos de la compañía
Tabla de retención documental
Estableciendo tiempos en los diferentes ciclos vitales y dictando la disposición final del documento.
VURC
Ventanilla Única de Radicación de Correspondencia (recibida y enviada), impresión etiqueta de radicado.
WorkFlow
Flujo de revisión y aprobación de documentos.